Contoh Pengawasan Perusahaan – Dalam upaya untuk mencapai tujuannya, sebuah perusahaan tentunya harus selalu memastikan apakah pengimplementasian rencananya sudah berjalan sebagaimana mestinya atau tidak. Selain itu, perlu juga diketahui berbagai faktor penyebab hingga tindakan koreksi apa saja yang perlu dilakukan. Untuk itulah, dibutuhkan adanya fungsi manajemen yang terukur.
Fungsi manajemen yang mencakup tindakan pengawasan terhadap segala hal yang telah direncanakan hingga tindak lanjut koreksinya disebut dengan fungsi pengawasan atau pengendalian. Agar lebih detailnya mengenai hal ini, berikut adalah ulasan mengenai pengertian hingga tujuan dan fungsi dari manajemen pengawasan, beserta beberapa contoh pengawasan perusahaan.
Pengertian Fungsi Pengawasan Perusahaan
Dalam proses manajemen, fungsi pengawasan merupakan komponen yang berperan penting dalam upaya mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya. Proses pengawasan itu sendiri dilaksanakan mulai dari saat sebuah program sedang dilaksanakan hingga pada saat program atau kegiatan tersebut selesai dilaksanakan.
Pengawasan juga bisa didefinisikan sebagai sebuah proses untuk menetapkan ukuran suatu kinerja dan pengambilan tindakan selanjutnya guna menyokong tercapainya hasil yang diharapkan. Berdasarkan pengertian pengawasan ini, Schemerhorn, sebagai yang pertama kali menyatakan definisi ini, menekankan agar seorang manager harus mampu menetapkan suatu standar ataupun ukuran kinerja dalam setiap bidang yang ada di sebuah perusahaan. Lebih lanjut, posisi manager juga berhak mengambil tindakan ketika terjadi beberapa ketimpangan dalam proses yang berjalan. Jika melihat lebih dalam mengenai fungsi pengawasan ini atau berdasarkan pada kenyataan yang terjadi di lapangan, proses pengawasan akan selalu berkutat dalam setiap proses perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan.
Tujuan dan Fungsi Pengawasan
Menurut Griffin (2000), secara garis besar ada 4 poin tujuan dan fungsi dari mekanisme pengawasan yang dapat diterapkan oleh sebuah perusahaan. Adapun poin-poin tujuan dan fungsi tersebut mencakup meminimalisir kegagalan, adaptasi lingkungan, meminimumkan biaya, serta mengantisipasi kompleksitas dari suatu organisasi. Lebih detailnya mengenai poin-poin ini, yaitu:
Meminimalisir Kegagalan
Kegagalan pada dasarnya adalah fakta yang tak dapat begitu saja dihindari. Terutama dalam konteks menjalan sebuah perusahaan, peluang terjadinya sebuah kegagalan akan selalu ada setiap waktu. Namun sebuah kegagalan dalam suatu proses juga tentunya memiliki penyebab-penyebab tersendirinya yang mungkin luput untuk diperhatikan lebih dulu. Untuk itu, fungsi pengawasan dalam manajemen perusahaan ini hadir untuk meminimalisir berbagai faktor-faktor yang memungkinkan terjadinya kegagalan tersebut.
Adaptasi Lingkungan
Disebut sebagai tujuan dari fungsi pengawasan adalah karena dengan adanya manajemen pengawasan ini sebuah perusahaan diharapkan mampu beradaptasi secara terus menerus terhadap setiap perubahan yang dapat terjadi di lingkungan perusahaan, baik itu yang sifatnya internal maupun eksternal. Sehingga dengan begitu, selain berfungsi untuk memastikan kegiatan perusahaan tetap berjalan sebagaimana mestinya, kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan terkait juga akan tetap berjalan sesuai dengan perubahan lingkungan yang terjadi. Sebab perubahan adalah salah satu mekanisme alam yang tidak dapat dihindarkan.
Meminimalkan Biaya
Tujuan dari fungsi pengawasan selanjutnya adalah untuk meminimalkan penggunaan biaya dalam sebuah perusahaan. Hal ini didasari karena setiap gerak dan aktivitas yang ada dalam suatu perusahaan akan selalu membutuhkan biaya-biaya tertentu, sekecil apapun itu. Semakin banyak hambatan dan kegagalan yang dialami, biaya yang harus ditanggung juga tentunya akan semakin banyak. Untuk itu, jika fungsi pengawasan dalam sebuah perusahaan berjalan dengan baik, hambatan dan kegagalan sangat mungkin akan dihindari. Begitu pula terhadap biaya yang harus tutupi.
Mengantisipasi Kompleksitas dari Organisasi
Tujuan berikutnya dari fungsi pengawasan adalah untuk mengantisipasi terjadinya kompleksitas kegiatan organisasi atau perusahaan.Kompleksitas yang dimaksud dalam hal ini berupa pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja, maupun terhadap prosedur-prosedur yang berkenaan dengan manajemen organisasi.
Baca Juga : Rekomendasi 3 Aplikasi Inventory Barang Terbaik Untuk Perusahaan Kamu
Contoh Pengawasan Perusahaan
Untuk mencapai tujuan dari fungsi pengawasan perusahaan, maka dibutuhkan pengimplementasian dalam berbagai bentuk yang dapat melingkupi seluruh tujuan pengawasan tersebut. Adapun contoh pengawasan perusahaan dalam implementasinya, yaitu:
Menetapkan Standar Pelaksanaan Kegiatan/Usaha
Untuk mencapai sebuah tujuan yang diharapkan oleh perusahaan, maka idealnya perencanaan juga harus ditetapkan secara lengkap dan jelas. Lengkap yang dimaksud di sini telah mencangkup penetapan standar yang akan berlaku selama pelaksanaan. Oleh karena itu, salah satu contoh pengawasan perusahaanadalah dengan menetapkan standar pelaksanaan kegiatan/usaha.
Sebagai contoh dalam sebuah perusahaan atau organisasi bisnis, hasil penjualan tahun ini yang lebih banyak 1 unit dibanding penjualan tahun lalu juga tentunya merupakan sebuah peningkatan. Namun standar umum peningkatan yang dipakai ini tidak mampu menghadirkan tujuan yang lebih jelas terhadap perusahaan. Oleh karena itu, dengan menetapkan suatu standar yang lebih spesifik mengenai tafsiran dari sebuah ‘peningkatan’, maka tujuan yang akan dicapai tentunya juga akan lebih jelas. Misalnya dengan menetapkan standar “peningkatan sebesar 50%”, maka hasil pencapaian dapat lebih terukur dan lebih jelas arahnya.Jika tahun lalu penjualan sebesar 3.000 unit, maka tahun ini perlu adanya penjulan minimal 4.500 unit untuk mencapai peningkatan sebesar 50% tersebut. Fungsi pengawasan dalam hal ini tentunya akan lebih mudah, sebab manajemen telah memiliki batasan yang lebih terukur.
Menentukan Pengukuran dan Penilaian Kinerja
Contoh pengawasan perusahaan yang lain adalah menentukan pengukuran atau penilaian kinerja. Penilaian kinerja pada dasarnya adalah upaya untuk membandingkan pencapaian dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Misalnya pada beberapa kegiatan yang kualitas pengerjaannya hanya dapat dilihat pada saat akhir dari kegiatan saja, sepasang sepatu yang telah jadi dapat dinilai kualitasnya berdasarkan produk akhir yang berhasil dihasilkan. Namun jauh dari pada ini, fungsi pengawasan terhadap penilaian kinerja lebih berfokus kepada bagaimana cara penilaian yang akan dilakukan, lama prosesnya, apa saja yang perlu dinilai, dan lain sebagainya.
Menganalisa Penyimpangan yang Terjadi Selama Pelaksanaan Kegiatan
Membandingkan antara kinerja dan standar yang ditetapkan adalah sebuah proses yang harus terjadi secara terus menerus. Hal ini adalah salah satu bentuk fungsi pengawasan perusahaan yang tidak boleh luput diperhatikan.
Namun, disamping proses pembandingan kinerja dan standar yang berlaku, menganalisa penyimpangan yang terjadi selama proses pelaksanaan juga adalah salah satu contoh pengawasan perusahaan. Hal ini menjadi penting untuk dapat menemukan titik masalah dan faktor penyebab dari ketidaksesuaian hasil dan tujuan yang mungkin saja terjadi.
Pengambilan Tindakan Koreksi
Mengetahui faktor penyebab dan sumber masalah saja tentunya tidak akan cukup. Seorang manajer sebuah perusahaan yang umumnya bertanggungjawab terhadap seluruh fungsi pengawasan dalam perusahaan berhak mengambil tindakan koreksi terhadap berbagai bentuk penyimpangan yang terjadi.
Sebagai contoh, sebagai tindakan koreksi terhadap penjualan yang kurang optimal akibat aktivitas promosi yang kurang, maka perlu dilakukan penambahan pengeluaran untuk kegiatan promosinya. Namun jika penyebabnya adalah tenaga penjual itu sendiri, maka perlu dilakukan perekrutan tenaga marketing yang baru.
Pada intinya, pengambilan tindakan seperti ini adalah salah satu contoh pengawasan perusahaan untuk mencapai kinerja yang sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
